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４月１日から個人情報保護法が施行され、企業における個人情報のより適切な取扱いが求められることになりました。各企業では、顧客情報等の漏洩防止策に追われていると思いますが、従業員の個人情報についてはいかがでしょうか。人事情報も個人情報です。人事情報は、氏名、住所、生年月日、性別、家族構成、最終学歴、役職、年収など多様な情報を含みますので、全人格的で重要な情報といえます。ここでは人事情報の取扱いについて主な注意点を説明いたします。
まず、人材の募集・採用に際し、履歴書など求人情報を取得することになります。書類選考、筆記試験、面接など採用段階ごとに不要になった情報は早めに返却すべきです。在職中の基本的な人事情報は社員名簿としてまとめられますが、生年月日や住所、自宅の電話番号等は社内に広く公開すべきではありません。また、在職中は定期的に健康診断を実施しますが、健康情報は他の情報にも増して厳に取り扱う必要があります。退職者について求職企業から前職照会があった場合、個人情報の第三者提供に該当しますので、本人の同意を得ずに提供してはなりません。退職者情報も個人情報であり、労働者名簿や賃金台帳、源泉徴収簿等の保存期間を勘案して年限を決め、順次破棄していくべきです。他にも様々な場面が想定されますが、人事情報に対し、「身内」という観念を捨て、顧客情報と同様に法令やガイドラインに従い適切に取扱う姿勢が重要です。
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